¿El día a día de tu negocio genera cada vez más papeleo y piensas que llegará ese día en el que los documentos que más necesitas nunca aparecerán? Puede que gran parte de esos documentos sean digitales y no necesiten convertirse nunca en papel.
Para tod@s aquell@s que necesitan ayuda en la gestión de gran cantidad de documentos, o necesitan soporte para implantar la L.O.P.D. la ISO 9001 o cualquier norma que precisa controlar las versiones de los documentos, el ciclo de vida de éstos, etc., puedo recomendar el gestor documental ALFRESCO Community.
Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del mercado. Cada día, más de 7 millones de usuarios empresariales de 180 países confían en Alfresco para gestionar 4000 millones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube e incluso en sus dispositivos móviles.
Mi experiencia personal con este gestor documental es muy positiva, ya que me permite desarrollar el procedimiento de gestión documental del sistema de calidad (ISO 9001) que he implantado y me permite, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos de la L.O.P.D. en el nivel de seguridad básico.
Además, proporciona a todos los miembros de una empresa un espacio privado donde archivar sus trabajos y permite compartir aquellos que necesitemos, seleccionando los miembros que tienen acceso a ellos. Esto resulta muy positivo a la hora de realizar copias de seguridad de todos los documentos de la organización, ya que se encuentran concentrados en el mismo sitio. También ayuda a evitar duplicados y versiones obsoletas de documentos.
La versión Community de ALFRESCO es 100% gratuita, pero únicamente de evaluación. Aunque si tu intención, al igual que la mía, no es la de hacer ningún tipo de negocio con esto, puedes instalarlo fácilmente y aprender a utilizarlo con una gran cantidad de información y tutoriales que hay en la red. La versión que os recomiendo es la 4.2e, porque en la misma instalación incluye el sitio de gestión de registros, fundamental para el cumplimiento de normas como ISO 9001.
Para que estas líneas te sean de alguna utilidad, te dejo algunos de los enlaces más representativos que he encontrado:
Por último, me gustaría indicar que este gestor también puede ayudarnos a localizar fácilmente los documentos archivados en papel, si los declaramos como registros e indicamos su ubicación física.
Os dejo, con la puerta abierta a cualquier tipo de pregunta.
josemiguel_LA 